• Privacyverklaring

  • Privacyverklaring HVV’24

    Versie: 27 mei 2020

    Inleiding

    HVV’24 is een voetbalvereniging. Het is een vereniging die haar leden met plezier en op een voor hen passend niveau laat voetballen. Daartoe verwerken wij persoonsgegevens. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met (persoons)gegevens. Dat betekent onder meer dat we de gegevens niet verder gebruiken dan strikt noodzakelijk is en alle persoonsgegevens ook intern als vertrouwelijk behandelen. Met deze privacyverklaring willen we u graag duidelijk en transparant informeren welke gegevens wij verzamelen en hoe wij omgaan met deze gegevens.

    Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en zien erop toe dat onze leveranciers en partners dat ook doen.

    De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toerzicht houdt op de naleving van de wet. HVV’24 handelt binnen de kaders van de wet.

    Opbouw privacyverklaring

    In de inleiding van dit document is informatie te vinden over HVV’24 als organisatie als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens.  Hierna beschrijven we wat persoonsgegevens zijn en wat wordt verstaan onder verwerken. Daarna wordt duidelijk welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook wordt toegelicht op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Vervolgens wordt vermeld welke rechten u als betrokkene heeft en de mogelijkheid om u te laten informeren door de Autoriteit Persoonsgegevens of informatie op te vragen bij HVV’24. Ten slotte geven we informatie over het proces hoe we deze privacyverklaring veranderen als daar noodzaak toe is.

    Wat zijn persoonsgegevens

    Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon. Dit zijn bijvoorbeeld NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum maar ook iemands IP-adres. Het gaat dan om een combinatie van deze gegevens. Alleen een telefoonnummer is geen persoonsgegeven. Maar gecombineerd met een geboortedatum kan dit leiden tot informatie waarmee een persoon te identificeren is.

    Wat is verwerken

    Onder verwerken wordt verstaan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

    Welke persoonsgegevens verwerken we

    We verwerken uw persoonsgegevens als u zich aanmeldt als adspirant lid. Dit kan zijn als spelend of niet-spelend lid, of als vrijwilliger. Voor een spelend adspirant lid wordt bekeken of er plaats is binnen de teams.

    Bij de aanmelding van een adspirant lid leggen we de volgende gegevens vast:

    • volledige naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens);
    • geboortedatum;
    • geslacht;
    • nationaliteit;
    • geboorteplaats;                                  is
    • telefoonnummer;
    • e-mailadres;
    • bankgegevens.

    Als een adspirant geplaatst kan worden en de incassomachtiging is binnen, gaat de inschrijving verder via Sportlink Club. Zodra de adspirant speler is ingevoerd, gaat het lidmaatschap in. Om contributie te kunnen innen als u lid bent, hebben wij in ieder geval van u de volgende persoonsgegevens nodig:

    • betalingsgegevens (bankrekeningnummer);
    • andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een wet.

    HVV’24 is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Ze is als vereniging in juridische zin verwerkingsverantwoordelijke. In het geval van gegevensverwerking van persoonsgegevens door externe partijen, maakt HVV’24 afspraken over de eisen waar de verwerking aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. HVV’24 controleert deze afspraken 1 keer per jaar. Bij het aanstellen van een verwerker wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.

    Doeleinden van de gegevensverwerking

    HVV’24 verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

    • Om u als lid in te schrijven om het zodoende mogelijk te maken dat u voetbalt of taken als vrijwilliger kan uitoefenen.
    • We verzamelen uw gegevens om communicatie en (voormalige of toekomstige) samenwerking soepel te laten lopen;
    • Wet- en regelgeving: de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;
    • Archiefbestemming: persoonsgegevens voor het archiefbeheer;
    • Videocameratoezicht: in het kader van de beveiliging en voor het analyseren van spelsituaties, met behulp van duidelijk zichtbare videocamera's, van personen, gebouwen, terreinen en zaken. Indien de videocamera’s niet duidelijk zichtbaar zijn, wordt het cameratoezicht kenbaar gemaakt door middel van bordjes en/of stickers bij alle toegangsdeuren of in de directe omgeving van de camera’s;
    • Activiteiten van intern beheer: persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de voetbalvereniging goed te runnen, zoals bijvoorbeeld, het doen van klanttevredenheidsonderzoeken en beveiliging.

    We verwerken de persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

    Uitvoeren overeenkomst: HVV’24 heeft met u een overeenkomst als u staat ingeschreven als lid. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een lid als adspirant lid aangemeld in ons systeem, dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase.

    Wettelijke verplichting: vanuit verplichtingen die voortvloeien uit wetgeving zijn we verplicht gegevens vast te leggen.

    Toestemming: waar we persoonsgegevens vastleggen die niet vallen onder bovengenoemde grondslagen zullen we toestemming vragen.

    Bewaartermijn

    HVV’24 bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor haar activiteiten.

    Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de soort gegevens.

    Wanneer de termijnen verstreken zijn, worden uw gegevens verwijderd/vernietigd. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van gegevens met zorg gebeurt.

    Het is mogelijk dat er in het verleden gegevens in ons archief terecht gekomen zijn die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar nodig door middel van een periodieke opschooncyclus.

    Delen met derden

    HVV’24 verstrekt enkel uw gegevens aan externe partijen die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van onze activiteiten. Denkt u dan bijvoorbeeld aan de KNVB.

    Daarnaast maakt HVV’24 gebruik van een aantal softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens. Deze leveranciers zijn onze verwerkers.

    HVV’24 is op grond van de wet verplicht om in bepaalde gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.

    In alle andere gevallen vragen we u om toestemming. Die toestemming mag u altijd weigeren of intrekken.

    Hoe beveiligen we uw gegevens

    HVV’24 hanteert een strikt beleid om de beveiliging van persoonsgegevens vorm te geven. De persoonsgegevens worden beveiligd met passende technische en organisatorische maatregelen. Dit moet ervoor zorgen dat persoonsgegevens niet misbruikt worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen

    Wat zijn uw rechten

    HVV’24 vindt het belangrijk dat u als lid de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het makkelijk om via onder andere de website contact met ons op te nemen.Daarbij kunt u gebruik maken van de volgende rechten:

    • Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
    • Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
    • Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
    • Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
    • Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
    • Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

    Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar info@hvv24.nl of contact opnemen met onze secretaris.

    Vragen over privacy

    Heeft u vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring dan kunt u mailen naar info@hvv24.nl of contact opnemen met onze secretaris.

    Wilt u meer informatie over de privacywetgeving of de handhaving hiervan dan kunt u informatie vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl

    Aanpassen privacyverklaring

    HVV’24 evalueert deze privacyverklaring minimaal 1 maal per jaar. Waar nodig vindt eerder een bijstelling plaats. De meest recente verklaring vindt u op onze website. Wanneer die voor het laatst is gewijzigd kunt u herleiden aan de genoemde versiedatum.